Arztpraxis-Verwaltungssoftware „ZyMed Expert“

Systembeschreibung

ZyMed ist ein von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung zertifiziertes Softwarepaket zur kompletten Verwaltung aller patientenbezogenen Daten in der kassenärztlichen und privatärztlichen Praxis.

ZyMed ist mit der Programmiersprache Delphi geschrieben. Viele gängige Datenbanksysteme können verwendet werden (z.B. Paradox, dBase, Access, MySQL u.a.)

Das Konzept ermöglicht die Speicherung und den schnellen Zugriff auch auf große und sehr große Datenmengen. Leistungen abgerechneter Quartale und gespeicherte Befunde, Briefe, Graphik und Bilder (z.B. Röntgen, U-Schall) können ohne Probleme langfristig archiviert und verwaltet werden.

Konzeption, Programmierung, Herstellung, und Anwendungsoptimierung

Dr.med. Martin Zywietz, Dipl.Psych. Lizzie Rolón Roth, Daniel Zywietz

Anwendungskonzept

Die Bearbeitung der Patientendaten ist stufenweise in der Art eines Baumes mit Verzweigungen gegliedert.

n Mehrere Patienten können parallel in getrennten Bildschirmfenstern verwaltet werden (z.B. neuer Patient bei Telefonanruf während laufender Beratung), begrenzt nur durch die Rechnerkapazität.

n

n Zu jedem Patienten können mehrere Behandlungsfälle parallel (auch Kassenfälle und private Fälle vermischt) bearbeitet werden

n Zugriff und Wechsel zwischen parallelen Fällen kann durch einfache Auswahl aus eingeblendeter Liste (Pop-Up-Fenster) erfolgen.

Patientenstammdatenverwaltung

n Stammdatenverwaltung manuell oder mit Verwendung der Krankenversichertenkarte sowie der Versichertenkarte der Privatversicherer

n schnelle Suchfunktionen nach Name, Vorname, auch nach Namenszusatz und Geburtstag

n Übersichtliche, systematische und vollständige Aufnahme aller Angaben zur Versicherung auch beim Ersatzverfahren ohne Versichertenkarte

n

n Einbeziehung zusätzlicher Daten in die Stammverwaltung wie Geschlecht, erster Kontakt, letzte Behandlung, Hausarzt, Befreiung von der Zuzahlungspflicht, Telefon und Telefaxanschluß, persönliche Besonderheiten (z.B. Allergien) als freier Text

n Optimierter Abgleich vorhandener Datensätze mit geänderten Daten der Versichertenkarte (z.B. bei Namenswechsel, Kassenwechsel, Statuswechsel) zur Minimierung versehentlich doppelter Datensätze, Korrekturmöglichkeit bei versehentlich falscher Zuordnung

Kostenträgerverwaltung

n Verwaltung mehrerer paralleler Behandlungsfälle im Quartal (Klammerfälle), auch gemischt als ambulant, stationär, Notfall, Überweisung

n Automatischer Abgleich der Versicherungsdaten der Krankenversichertenkarte mit der quartalsweise aktualisierten Kostenträgerstammdatei der KBV

n Schnelle und komfortable Suchfunktionen bei manueller Suche nach dem Kostenträger mittels Kassennummer(IK), Kassenname oder Ort der Krankenkasse

n Systematische und übersichtliche Erfassung aller Zusatzangaben zur Einstufung und Sortierung des Behandlungsfalls (Kostenträgeruntergruppe : SHT, KOV..., Prävention, Unfall, Überweisungsart, Rahmen-/Zielauftrag, Hauptversicherter...)

n Einfaches Aktualisieren per Knopfdruck der in jedem Quartal zu aktualisierenden Kostenträgerstammdatei von Diskette unter vollständiger Sichtkontrolle am Monitor

n Verwaltung von neuen Kostenträgern in editierbaren temporären Datensätzen bis zum nächsten Update

n Option : jederzeit abrufbare aktuelle Kostenträgerstammdatei über den KBV-Server und Internetanschluß http://www.kbv-it.de

Diagnosenverwaltung

n Schnelle Suche von Diagnosen und Verschlüsselung nach dem ICD10, in jedem Einzelfall nach freier Wahl zwischen Gesamt-ICD, Fachgruppenkatalog oder eigenem Thesaurus

n Begleitender Aufbau eines eigenen Thesaurus auf Knopfdruck

n Übernahme von Vordiagnosen und Diagnoseketten mit Einzelbestätigung

n Wahlweise Volltext und/oder ICD-Schlüssel in Dokumentation und Formulare

n Markierung von Dauerdiagnosen und Diagnosezusätzen

Kassenabrechnnung

n Suche und Erfassung von Leistungsziffern nach Ziffer, Beschreibungstext (auch Suche nach Wortbruchstück), EBM-Kapitel und frei einstellbarer Leistungskette

n Buchung von Leistungsketten mit Einzelbestätigung

n Voraussage von Einzelwert nach Punktzahl und vollständig differenzierter Punktwerttabelle sowie Voraussage des Fallwerts live im Einzelfall bei jeder Buchung

n integriertes EBM-Regelwerk live bei jeder Einzelbuchung nach Zulassung (Facharzt/Hausarzt, Sono, spez.Labor etc.), Wiederholbarkeit, Kombination, Abrechnungsausschluß, (Höchstwertlisten Labor in Vorbereitung)

n Erinnerungsfunktion bei geforderten Zusatzangaben (Weg, Begründung, Organ, Untersuchungsart, Diagnosen etc.)

n Verwaltung von abgelaufenen EBM-Versionen mit Zuordnung der korrekten Version bei nachträglicher Buchung von Vorquartalsfällen

n Prüffunktionen vor EBM-Abrechnung (fehlende Ziffern, Zusatzangaben, Diagnosen)

n Klammerung paralleler Behandlungsfälle zu Abrechnungsfällen und Sortierung nach regionaler KV-Vorschrift

n automatische Erstellung und Prüfung von Abrechnungsdisketten auf Knopfdruck unter laufender Sichtkontrolle von Leistungsziffern und Diagnosen am Monitor

n Einsatz des KBV-Prüfmoduls

n unabhängige Erstellung und Druck von Kostenträger-Fall-Aufstellungen

Formulardruck, Verordnungen, AU

n Ausdruck aller Formulare der Musterverordnung, in jedem Einzelfall wahlweise als Nur-Personalienfeld, mit Einschluß des Tagesdatums und unter Einschluß von Texten (Arzneiverordnung, AU etc.)

n Einfachste und übersichtliche Verwaltung von AU-Zeiten, Erst- und Folgebescheinigungen. Einzelzuordnung von Diagnosen und Kassenart.

n Schnelle Suche und Buchung von Arzneispezialitäten beim Ausstellen von Verordnungen durch direkten Datenbankzugriff auf den Thesaurus der Roten Liste (nur bei entsprechender Softwarelizenz) mit Übernahme von Pharmazentralnummer und aktuellem Preis.

n Einfaches und schnelles Update der Arzneimitteldatenbank (bei Abonnement der Roten Liste halbjährlich auf CD-ROM)

n Gemischte Buchung und getrennte Verwaltung von Arznei-, Hilfs- und Heilmittelverordnungen

n Anzeige der aktuellen quartalsbezogenen Verordnungskosten live im Einzelfall, beim Durchblättern (Scrollen) auch automatisch auf Vorquartal bezogen

n Verordnungsübersicht herausgefilterter Spezialitäten auf Knopfdruck live zur Plausibilitäts- und Mengenkontrolle

Privatabrechnung

n Suche und Erfassung von Leistungsziffern nach Ziffer, Beschreibungstext (auch Suche nach Wortbruchstück), Kommentarzeile und frei einstellbarer Leistungskette

n Buchung von Leistungsketten mit Einzelbestätigung

n individuelle Einstellung der Steigerungsfaktoren für den gesamten Behandlungsfall und für jede Einzelleistung

n Möglichkeit für Zusatzangaben zur Begründung bei Einzelleistung und Gesamtliquidation

n individuelle Gestaltung des Beschreibungstextes der einzelnen Leistungen

n Verwaltung mehrerer Textvarianten der gleichen Leistungsziffer

n integriertes GOÄ-Regelwerk live bei jeder Einzelbuchung nach individueller Berechtigung (spez. Labor etc.), Wiederholbarkeit, Kombination, Abrechnungsausschluß

n Erinnerungsfunktion bei geforderten Zusatzangaben (Weg, Begründung, Organ, Untersuchungsart etc.)

n Übernahme abweichender Rechnungsempfänger und besonderer Steigerungsfaktoren nach Rechnungsabschluß in neue Liquidation

n Verwaltung mehrerer paralleler offener Rechnungen für verschiedene Kostenträger

n Übersicht über offene Posten und offene Rechnungen im Einzelfall und in Gesamt-Tabelle

n Einfachste Buchung von Zahlungen der Rechnungssumme und Versand von Mahnungen auf Knopfdruck

n Offene-Posten-Liste nach Patienten und nach Datum sortiert

n Ausdruck von Überweisungsträgern auf Formularvordrucke der Banken auf Knopfdruck

Elektronische Karteikarte

n Aufnahme von Anamnese, Befund und beliebigen Textinformationen in zeilenorientierte Karteikarte mit Datum, Zeit

n Feldkennung für Filterung zur übersichtlichen Zusammenfassung

n Unterstützung bei der Eingabe durch individuell zusammenstellbare Textblöcke mit Suchfunktion über Buchstaben-/Ziffernkombination

n Übersichtliche Anzeige von klinischen Befunden, Verordnungen, Diagnosen, AU-Zeiten auf Karteikartenset mit Reitern (Tabbed Notebook)

n Übersichtliche Verwaltung und Anzeige von beliebigen Text- und Bilddokumenten unter Verwendung eines angeschlossenen Faxgerätes oder Scanners bzw. einer Videokarte (in Bearbeitung)

Integrierter Zugriff auf mit fremden Anwendungen erstellte Text- und Bilddokumente (OLE-Funktion)

n Aus der Karteikarte heraus kann in Zeilen mit den Feldkennungen „Brief“, „US“ etc. ein Fenster mit Text- oder Bilddokumenten angezeigt werden, die mit jeder beliebigen OLE-fähigen Windows-Anwendung erzeugt und bearbeitet werden können.

n Je nach vorhandener Hardware kann ein Videosignal z.B. von einem Ultraschallgerät oder einer Video-Kamera mit und ohne Audio-Signal eingespeist und patientenbezogen in der Datenbank verwaltet werden.

n Mehrere Bilder einer Untersuchung können übersichtlich als Bildmappe dargestellt werden. Jedes Einzelbild kann mittels Tastatur oder Maus angewählt, vergrößert, gelöscht, graphisch nachbearbeitet, gedruckt, in eine Datei exportiert, aus einer Datei importiert oder aus der Videoquelle neu eingelesen werden.

n
Die Auflösung und damit die Qualität und der benötigte Speicherplatz der Bilddokumente kann über die zur Videoquelle gehörende Software eingestellt werden. Ein guter Kompromiß läßt sich z.B. mit einer Graphikauflösung erzielen, die im Windows-Bitmap-Format (*.bmp) pro Bild etwa 100Kb benötigt. Eine Kompression ist möglich, verlangsamt aber die Darstellungs- und Verarbeitungsgeschwindigkeit.

n Über ein Faxgerät mit Verbindung zum Computersystem können eingehende Arztbriefe und Befunde als Faksimile-Bilddokument oder nach Umwandlung in Text (OCR) als Textdokument zur Patientenkartei gespeichert werden. Die Qualität eingehender Dokumente entspricht der Qualität des eingegangenen Faxes ohne Einbußen durch Papierausdruck.

n Auf Papier vorliegende Dokumente können über ein geeignetes Faxgerät oder einen separaten Scanner in das Computersystem eingelesen und auf die gleiche Weise wie Fremdbefunde weiterverarbeitet werden.

n Auf diese Weise wird die vollelektronische Karteikarte einschließlich von beliebigen Bilddokumenten in Schwarz-Weiß und Farbe ermöglicht.

Labordaten, DFÜ

n Datenfernübertragung (DFÜ) von Labordaten nach dem LDT (wahlweise auch dem noch sehr verbreiteten „Bonner Modell“)

n Direktverbindung über ISDN/Intranet zur Laborgemeinschaft oder zur Laborpraxis

n Datenfernübertragung von Textdateien (Briefen) als Dateitransfer oder E-Mail (bei Anschluß an entsprechenden Dienst)

n Übersichtliche Verwaltung von Laboraufträgen und Zuordnung zum Patienten mittels Code-Nummerliste (Laborkarte) oder Texteingabe der Personalien (Laborüberweisung)

n Anzeige der Laborkosten des laufenden Untersuchungsfalls

n Schneller Zugriff und tabellarische Übersicht auf den gesamten Verlauf der Labordaten im Einzelfall mit wählbarem Zeitraum

n Ausdruck der Laborverlaufstabelle für Arzt und Patient mit Gliederung, Normalbereich und Kommentierung, in Schwarz-Weiß oder farblich strukturiert

n Verwaltung und automatische Zuordnung von Parameterlisten mehrerer Laborgemeinschaften

n Option: individuelle Gestaltung des Ausdrucks

Elektronische Wartezimmerliste und Terminkalender

n Eintrag der Patientendaten bei Eintreffen in der Praxis mit einer Wartezimmerliste und Abgleich mit dem Terminkalender, direkter Aufruf der Patientenkartei aus der Wartezimmerliste

n Übersichtlicher Tageskalender mit Einblendung der Monatsübersicht

n Übernahme von Terminbuchungen in den Kalender durch Knopfdruck aus der Patientenkarte heraus

n Markierung von Urlaub von Mitarbeitern und Vertretung durch / für andere Praxen

n Auffinden der entsprechenden Patientenkarte durch Knopfdruck aus dem Kalender heraus

n Suchen und Übersicht über die Termine eines Patienten

Schnittstellen zu Software und medizinischen Geräten dritter Hersteller

n Option : Ansteuerung von medizinischen Geräten und Übernahme von Untersuchungs- und Meßergebnissen mittels BDT-Schnittstelle (Hardwareverbindung und BDT-taugliche Softwareschnittstelle des Drittherstellers erforderlich)

n Option : Vorbereitung von Formularen für schematisierte Befundberichterstellung (z.B. F&A, Winword) mit Übernahme von Personal-, Befund- und Behandlungsinformationen.

n Option : Sprachgesteuerte Texterfassung durch Anbindung von Software dritter Hersteller (z.B. IBM VoiceType)

Umfangreiche Statistikfunktionen für

n Umsatz und Tagesumsatz für Kassenfälle und private Behandlung im Vergleich und täglichen Verlauf

n Graphische Übersichten über das betriebswirstchaftliche Gesamtergebnis täglich im laufenden Quartal

n Fallzahlbezogene Teilbudgets der individuellen Praxis mit Anzeige von Über- und Unterschreitung und Kürzungen. Zugriff auf die einzelne Patientenakte direkt aus der statistischen Übersicht.

n Frequenztabellen der Einzelleistungen nach Ziffer, Anzahl, Wert

n Übersicht über die Leistungsstruktur in Anlehnung an die Summenübersicht der KV-Abrechnung für Kassen- und Privatabrechnung

n Offene-Posten-Liste für Privatliquidation, Mahnwesen.

n Automatischer Ausdruck der gesamten Privatliquidation nach Freigabe, Ausdruck von Banküberweisungsträgern.

n Quartalsverlauf der Verordnungskosten

n Laboraufträge und Auftragswerte nach Laborkapiteln für EBM und GOÄ

Zusammenfassung

ZyMed on Windows ist ein aus der Praxis für die Praxis entwickeltes System zur Verwaltung aller Informationen, die mit der Patientenbehandlung in der ärztlichen Praxis zusammenhängen. Es ist von der KBV geprüft und zertifiziert für die Abrechnung mittels Datenträger und den Einsatz der Krankenversichertenkarte und der Privatversichertenkarte.

ZyMed wird laufend unter Beobachtung der täglichen Betriebsabläufe optimiert und ausgebaut und den schnell wechselnden gesetzlichen Rahmenbedingungen angepaßt.

ZyMed ermöglicht bei entsprechender Hardwareausstattung die vollständige elektronische Verwaltung aller patientenbezogenen Daten einschließlich Text, Bild und Ton.

ZyMed integriert die Datenübertragung über Fax, Modem, ISDN, Intra- und Internet und Online-Dienste z.B. mit Labor, anderen Praxen, Krankenhäusern und medizinischen Informatonsdiensten.